Tổng quan phần mềm quản lý văn bản

GL-Office - phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp là giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác với hơn 100 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website, phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử. 

Tính năng

• Nhóm tính năng cộng tác, điều hành

- Quản lý công việc, nhắc việc:

Bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng… Tổng hợp toàn bộ các công việc nhận được từ cấp trên giao cho, các công việc cá nhân, nắm bắt được tình trạng xử lý các công việc, công việc nào đến hạn, công việc nào quá hạn… Theo dõi, kiểm soát được các công việc đã chuyển cho người khác xử lý, ai đang xử lý, chưa xử lý, có bị quá hạn hay không….

- Quản lý công văn:

Kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn, bị “tắc nghẽn” ở đâu.... Cho phép lãnh đạo, quản lý có thể sử dụng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh để chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp trên bản điện tử thông qua môi trường mạng LAN, Internet. Kiểm soát được toàn bộ.

- Quản lý lịch làm việc:

Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo trong tuần, trong tháng, quản lý lịch làm việc của công ty, lịch làm việc cộng tác nội bộ, lịch sử dụng tài nguyên dùng chung như phòng họp, xe công, máy chiếu…

• Nhóm tính năng quản lý lưu trữ tài liệu

- Quản lý hồ sơ công việc, hồ sơ dự án, hồ sơ hợp đồng…: quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.
- Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.

 

• Nhóm tính năng truyền thông nội bộ

- Trang tin tức nội bộ: Cho phép biên tập tin, post bài lên trang tin nội bộ. Cho phép quản lý nhiều chuyên mục tin khác nhau. Hỗ trợ các tiện ích thống kê bài đọc nhiều nhất cho toàn bộ site hoặc từng nhóm tin cụ thể. Khi người dùng xem bài viết, có thể hiển thị các bài viết liên quan tới bài viết đang được đọc.


- Thông báo nội bộ: cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức. 


- Lịch sự kiện: cho phéo quản lý các lịch sự kiện của cơ quan, doanh nghiệp 


- Danh bạ nội bộ: Quản lý thông tin cán bộ công nhân viên trong cơ quan dưới dạng danh bạ với các thông tin: ảnh, họ tên, ngày sinh, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, phòng ban, chức vụ...


- Trưng cầu ý kiến: Người sử dụng cuối có thể tạo trưng cầu ý kiến theo nhu cầu của cơ quan mỗi khi có sự kiện cần có ý kiến của nhiều người để gửi cho người sử dụng khác trong hệ thống có thể bình luận hoặc bỏ phiếu cho các cuộc trưng cầu ý kiến, có thể xem các bình luận, bầu chọn trước đó. Có thể thống kê từng phương án của nội dung trưng cầu ý kiến xem có bao nhiêu người đồng ý/ phản đối.


- Thư viện ảnh: Chức năng này giúp người sử dụng có thể lập các album ảnh chia sẻ theo chủ đề do mình tự tạo ra; Người sử dụng có thể chấm điểm bình chọn cho ảnh mà mình đã xem và có thể bình luận cho ảnh.


- Diễn đàn: Có thể tạo ra nhiều nhóm diễn đàn khác nhau; Người sử dụng có thể mở chủ đề/ gỡ bỏ các chủ đề; Có thể trả lời các chủ đề đã có sẵn trên các diễn đàn; Có thể đăng ký để nhận được thông báo từ chương trình (Subscription) mỗi khi có những thay đổi liên quan đển chủ đề đã đăng/ hoặc các chủ đề mới được người khác đưa lên.

 

• Các tính năng tích hợp

- Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email
- Tích hợp bộ MS Office (Word, Excel, Outlook ...)
- Khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Computer
- Tích hợp Scanner để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống
- Tích hợp Fax để gửi và nhận Fax từ bất kỳ máy tính nào
- Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS
- Tích hợp màn hình LCD để hiển thị lịch, tin tức, thông báo
- Phiên bản phần mềm trên máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy, Kindle Fire)

 

Điểm nổi bật

- Xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint

- Một platform tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng

- Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai

- Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý

- Tích hợp chặt chẽ với bộ Microsoft Office, Windows Explore

- Tự động hoá quy trình nghiệp vụ - Dễ dàng tùy biến quy trình

- Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh

- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác

- An toàn, bảo mật

 

Lợi ích

- Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi

- Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chòng khi cần

- Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao.

- Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc...

- Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động

- Giải quyết kịp thời các bế tắc trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro

- Điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh

- Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn sao chép, không gian lưu trữ

- Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất

- Thông tin được an toàn, bảo mật hơn

- Sẵn sàng mở rộng cả về nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ quản lý và quy mô triển khai.

 

Quý khách hàng quan tâm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM GIA LINH
Địa chỉ:  Số 38 N03, Khu đô thị Dịch Vọng, Dịch Vọng,  Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại:  (+84-24) 222 141 88
Di động: 096.375.4888
Website:  http://www.gialinhsoft.com
Email: lienhe@gialinhsolution.com